2021年以來,中海地產(chǎn)攜手飛書發(fā)起新一輪組織再造,基于飛書打造了中海的新一代協(xié)作平臺(tái)“中海通”,助力業(yè)務(wù)高效管理,加快企業(yè)信息流動(dòng),提高人效。公司介紹中海企業(yè)發(fā)展集團(tuán)有限公司隸屬于中國建筑集團(tuán)有限公司,1979年創(chuàng)立于香港,1992年在香港聯(lián)交所上市,2007年入選恒生指數(shù)成份股。公司擁有 43 年房地產(chǎn)開發(fā)與不動(dòng)產(chǎn)運(yùn)營管理經(jīng)驗(yàn),業(yè)務(wù)遍布港澳及內(nèi)地 80 余個(gè)城市及美國、英國、澳大利亞、新加坡等多個(gè)國家和地區(qū)。飛書讓行政管理更高效往往是越大的組織,行政工作往往越是難做。其本質(zhì)原因在于,工作內(nèi)容瑣碎,卻又涉及到每位員工信息的收集和同步。飛書的“異步溝通”與“自動(dòng)化”特性,讓繁瑣的行政事務(wù),也能順暢妥帖。飛書文檔一改中海地產(chǎn)的信息傳遞方式。以往,在行政工作中需收集大量信息如員工資料、員工反饋等,并需細(xì)致到人。信息是從員工到部門的層層遞進(jìn),不但周期長(zhǎng),還極易出錯(cuò),行政人員疲于信息的粘貼匯總。現(xiàn)在使用飛書文檔中的多維表格,部門或者員工只需填寫對(duì)應(yīng)表單即可完成信息上報(bào),所有信息自動(dòng)匯總一處?,F(xiàn)在中海地產(chǎn)中的訂餐收集、防疫信息、防疫日?qǐng)?bào)、社團(tuán)報(bào)名都使用飛書文檔收集,免去了行政人員的繁瑣通知匯總,快速掌握一線信息。行政部門的另一個(gè)挑戰(zhàn),則在于如何高效服務(wù)每一位員工。依托于飛書服務(wù)臺(tái)功能,中海地產(chǎn)打造了“海小智助理”。員工只需提出問題,后臺(tái)中的問題解釋就能自動(dòng)回復(fù)。如面對(duì)特殊問題,服務(wù)臺(tái)將對(duì)接專人快速解決問題。讓重復(fù)問題好回答,疑難雜癥找專家。飛書讓采購管理更敏捷因業(yè)務(wù)需求,中海地產(chǎn)成了獨(dú)立的供應(yīng)鏈公司負(fù)責(zé)全公司的建材、施工耗材等原材料供應(yīng),確保工程部門的施工進(jìn)度。以往,都是各地市場(chǎng)部門將報(bào)價(jià)整理成表格,隨后發(fā)送給運(yùn)營和采購。當(dāng)運(yùn)營同事整理完成,內(nèi)部評(píng)估通過后,市場(chǎng)部門才能推動(dòng)下一步的合作。顯然,在實(shí)際工作中,這一溝通過程會(huì)反復(fù) 2-3 次,花費(fèi) 1-2 天的時(shí)間。如果市場(chǎng)部門提交的文件格式不標(biāo)準(zhǔn),又需再次的文件發(fā)送。通過多維表格,中海供應(yīng)鏈企業(yè)輕松搭建一套輕量級(jí)的詢報(bào)價(jià)系統(tǒng),把詢報(bào)價(jià)工作自動(dòng)化、可視化。現(xiàn)在市場(chǎng)部門只需在多維表格中,提交對(duì)應(yīng)報(bào)價(jià)信息即可。不但簡(jiǎn)單,也通過格式設(shè)定規(guī)范了流程。多維表格還支持自動(dòng)化通知,接收到信息后運(yùn)營人員便能第一時(shí)間接收到通知,反之,通過后也能自動(dòng)通知市場(chǎng)人員快速推進(jìn)。顯然,這大大減少了運(yùn)營人員的反復(fù)溝通,一張表就能把控所有的報(bào)價(jià)管理。從管理角度,在市場(chǎng)上購買同類型的詢價(jià)系統(tǒng)需要 10 萬到 20 萬不等,從立項(xiàng)到上線至少需要 3 個(gè)月。而多維表格不花一分錢,就讓采購管理變得省錢、省事、省心。飛書讓活動(dòng)組織更簡(jiǎn)單飛書的日歷不僅僅是日程的管理,還能是企業(yè)活動(dòng)的“公告板”。在中海地產(chǎn),設(shè)立了大量的體育社團(tuán)活動(dòng)以提升員工的身心健康,并增加員工間的非正式溝通,提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作關(guān)系。過去活動(dòng)的下發(fā)和通知,往往是通過消息通知進(jìn)行下發(fā),無法確保同步到每一個(gè)人。現(xiàn)在,飛書的公共日歷與全員日歷幫助中海地產(chǎn)快速組織活動(dòng),中海的社團(tuán)管理人只需將不同活動(dòng)日程設(shè)置成公共日歷,員工通過查詢便知近期的所有社團(tuán)活動(dòng)安排。隨后,員工只需根據(jù)需求點(diǎn)擊日歷中的“接受”即可參加活動(dòng),還能在活動(dòng)前自動(dòng)收到活動(dòng)提醒。
“我相信用飛書這個(gè)工具,無論是組織內(nèi)部的協(xié)同還是組織間的協(xié)同,我們都會(huì)造就一份未來組織的模樣?!眲⑿佬廊A住集團(tuán)leader數(shù)字官、華住中國總裁公司介紹華住用 15 年時(shí)間,從一家酒店發(fā)展到如今 6900 家酒店,擁有 1.7 億名會(huì)員和 12 萬名員工,規(guī)模在全球酒店行業(yè)排名第八,市值第三。此前,華住打造了自己的協(xié)同辦公平臺(tái)華通,迭代至華通2.0,遇到了一些瓶頸,華住需要一個(gè)更穩(wěn)健、更兼容、更開放的辦公平臺(tái)底層?;诖耍A住與飛書展開全面合作,以華通為數(shù)字化底座,融合飛書先進(jìn)的企業(yè)協(xié)作與管理能力。飛書讓華住的出房速度提升 44 分鐘?? ? ? 華住酒店高效運(yùn)營的秘籍之一就是高出租率。提高出租率的方式是有房可租,因此退房后必須快速收拾?;陲w書的華通 3.0 集成了“易客房”和“易培訓(xùn)”等多個(gè)應(yīng)用,保潔阿姨能夠通過應(yīng)用查看從打掃完的房間,到下一間房合理的路線,減少路上時(shí)間的浪費(fèi);阿姨也可以在“易培訓(xùn)”應(yīng)用上學(xué)習(xí):抹布擰成八分干,擦地面也不會(huì)留下水痕;折成八面,臟了就反過來用另一面。這樣阿姨可以在 30 分鐘內(nèi)把 68 項(xiàng)打掃工作一項(xiàng)不落地做完。通過這些應(yīng)用,一線的保潔阿姨都能高效工作,華住的出房速度提高了 44 分鐘。除此之外,華住多年的數(shù)字化歷程早已沉淀下一套酒店精細(xì)化運(yùn)營的方法論。如何讓更多方法論在一線落地?如何緊密連接一線員工與集團(tuán),構(gòu)筑高效的集團(tuán)運(yùn)營網(wǎng)絡(luò)?華通 3.0 上線以來,12 萬名員工總計(jì)發(fā)了超過 184 萬條消息,沉淀了超 1.7 萬篇文檔,正是這些消息和文檔,形成了一個(gè)個(gè)員工與集團(tuán)間的觸點(diǎn)。飛書讓一線員工在聽見炮火的同時(shí)呼喚炮火?? 2019 年底,華住創(chuàng)始人季琦便提出“群龍無首”的管理理念,提倡積極向一線授權(quán),“讓聽得見炮火的人呼喚炮火”。在這一理念下,華住將基于飛書的華通 3.0 打造成“工作服務(wù)臺(tái)”——向一線提供資源支持的平臺(tái),試圖通過信息開放共享的機(jī)制,賦予員工相當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)權(quán)、人事權(quán)和決策權(quán),激發(fā)個(gè)體的能量。在這一平臺(tái)上,總部與一線高效聯(lián)動(dòng),不止實(shí)現(xiàn)了高效的決策下達(dá),更打通了一線經(jīng)驗(yàn)上傳與共享的通道。這種工作的新模式被稱為“消息流驅(qū)動(dòng)任務(wù)流,實(shí)現(xiàn)工作流”,實(shí)際上便是通過激活信息流轉(zhuǎn)的能量,鼓勵(lì)組織內(nèi)的創(chuàng)作、分享、反饋,通過組織管理平臺(tái)的變化,激發(fā)更多業(yè)務(wù)潛力的過程。華通 3.0 集成了各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng),在工作臺(tái)上整合了 70 余個(gè)數(shù)字化自研應(yīng)用,12 萬名員工可以一站式地調(diào)用,用飛書即可完成各個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的協(xié)同。?用飛書服務(wù)全球 1.7 億住客? ? ??華住服務(wù)頭等的核心就是以“ 30 秒入住,0 秒退房,15 分鐘響應(yīng)”為標(biāo)志的高效服務(wù),高效的前提是內(nèi)部保證高效協(xié)同,外部連接客戶,需求及時(shí)處理,服務(wù)無處不在。華住的 12 萬名員工服務(wù)上億客戶,穩(wěn)定性是非常重要的服務(wù)指標(biāo)。服務(wù)發(fā)生異常時(shí),傳統(tǒng)方式會(huì)通過郵件、短信、電話方式向相關(guān)人員告警。但問題的處理往往需要協(xié)同和及時(shí)同步進(jìn)展,單點(diǎn)發(fā)送不利于立即溝通和處理跟進(jìn)。如今,基于飛書開放能力搭建的統(tǒng)一告警方案不僅可以在飛書里及時(shí)通知到員工或者指定群組,還可以根據(jù)消息來源和業(yè)務(wù)規(guī)則為每個(gè)告警創(chuàng)建專屬處理群,一事一議,告警相關(guān)人員可以即時(shí)協(xié)同并在群里同步的進(jìn)展,便捷高效。此外,由于告警的信息和處理的進(jìn)展都沉淀在飛書群里,也非常方便復(fù)盤和回溯。?
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