"20億紅包、27天、1000多人協(xié)同......時間緊、任務(wù)重，抖音團(tuán)隊使用飛書OKR 設(shè)定清晰統(tǒng)一的目標(biāo)；以飛書文檔作為人員協(xié)作、信息流轉(zhuǎn)的中心；使用飛書表格管理項目，各團(tuán)隊間的配合嚴(yán)絲合縫，這才讓春節(jié)紅包項目圓滿落地。"
春晚紅包團(tuán)隊
抖音
公司介紹
2021 年的春節(jié)，抖音上線了春節(jié)紅包活動“團(tuán)圓家鄉(xiāng)年”，共計發(fā)出 20 億元紅包。然而這個項目背后，是對抖音團(tuán)隊的巨大挑戰(zhàn)：時間緊、任務(wù)重。從與春晚確定合作關(guān)系到春晚舉辦，抖音團(tuán)隊只有短短 27 天籌備時間。這么短的時間內(nèi)，需要協(xié)調(diào)多個部門 1000 多人參與到項目中來。如此繁重的工作、龐大的團(tuán)隊，抖音團(tuán)隊是如何迅速組織作戰(zhàn)的？秘密武器就是飛書。
用飛書對齊 OKR，團(tuán)隊目標(biāo)清晰統(tǒng)一
OKR 就是 Objectives & Key Results，目標(biāo)與關(guān)鍵成果法，是一套明確和跟蹤目標(biāo)及其完成情況的管理工具和方法。字節(jié)跳動從創(chuàng)立之初，就開始使用 OKR。從早期使用別的工具寫，到后來專門開發(fā)了飛書OKR，將方法沉淀到工具。
為什么相比于傳統(tǒng)的 KPI，OKR 可以更有效地讓團(tuán)隊明確目標(biāo)，并向著目標(biāo)全力前進(jìn)呢？
1.OKR 在上下級之間對齊，且在公司范圍內(nèi)公開透明。員工能看到每一層上級的 OKR，甚至一直看到 CEO 的 OKR，可以形成全局觀念，了解自己的工作如何支撐整個公司或項目實現(xiàn)大的目標(biāo)、自己作為一環(huán)貢獻(xiàn)了什么樣的價值，而不是只盯著劃給自己的一個 KPI 指標(biāo)數(shù)字。
2.OKR 不直接與績效考核掛鉤，同時 OKR 也可以根據(jù)當(dāng)前的需求進(jìn)行靈活調(diào)整。在有抖音春晚紅包這樣的臨時項目的時候，員工不會感覺到抗拒，或者擔(dān)心項目和自己本身的 KPI 年度目標(biāo)和績效考核產(chǎn)生沖突，正是因為大家都在根據(jù)“實現(xiàn)春晚紅包項目”這一目標(biāo)做自己的目標(biāo)拆解。員工不會畏懼制定高目標(biāo)而被影響到績效：在績效考核時使用“360度評估”，員工的上級、合作方等都會參與評價，員工為目標(biāo)所作出的努力、取得的成果，大家都會看在眼中。
抖音紅包項目啟動時，團(tuán)隊成員就快速更新了自己的 OKR、 并上下級之間對齊 OKR。不僅每位成員明確了自己的工作目標(biāo)，在飛書當(dāng)中點開任意一位同事的頭像，都可以查看了解他/她的 OKR 信息，降低了很多團(tuán)隊中溝通、協(xié)同的門檻。
用飛書文檔協(xié)作和溝通，團(tuán)隊配合順暢無間
上千人的項目，如何有效協(xié)同和溝通呢？如果是借助一個大型群聊，有用的關(guān)鍵信息經(jīng)常會被淹沒在雜亂的討論中；如果是借助組織架構(gòu)，進(jìn)行層層向上匯報和向下通知，不僅效率低下，還難以避免會有信息丟失。
抖音春晚紅包團(tuán)隊使用的方式是，將文檔作為所有人員的指揮站和所有信息的中心樞紐，人圍繞著文檔展開工作。
相關(guān)人員為項目分門別類建立了詳細(xì)的文檔，包括準(zhǔn)備期的研發(fā)安排，春晚當(dāng)晚的活動劇本，幾次演練的流程，以及應(yīng)急預(yù)案等等。不僅是所有的相關(guān)信息都沉淀在文檔當(dāng)中供大家查看，項目成員的分工也一樣在文檔中被用 @ 進(jìn)行了明確標(biāo)示。 當(dāng)一位成員被 @ 出來的時候，他在會話界面就會收到一條消息推送，確保信息不會因為“沒有看到”而丟失。在這個過程中，文檔沒有被發(fā)送給這位成員，而是成員接到通知，來到文檔查看并領(lǐng)取自己的任務(wù)。
使用文檔的另外一大好處就是大幅減少了開會的需要，從會議的同步溝通模式，轉(zhuǎn)變?yōu)槲臋n的異步溝通模式。會議要求所有人都在線，一人發(fā)言，其他人聽，很多關(guān)鍵信息在走神中被錯失。而且會議時間有限，有時并不能很好地討論出滿意的結(jié)論。而在文檔上，可以 @ 相關(guān)的同事，一方面對方通過閱讀就獲取了需要了解的信息，另一方面對方可以自己安排時間進(jìn)行思考和輸出。比如說，項目組要對所有可能出現(xiàn)的意外情況進(jìn)行羅列，一個“同步”開的會議，只能 1-2 小時大家現(xiàn)場討論。而一個“異步”寫的文檔，可以在很長的時間范圍里不斷被豐富。
飛書讓千人量級的團(tuán)隊協(xié)作井井有條、順暢無間。不是文檔圍著人轉(zhuǎn)，而是人圍著文檔轉(zhuǎn)。
用飛書表格做項目管理，便捷與高效兼得
研發(fā)部、產(chǎn)品部、市場部、法務(wù)部、運營部......在這樣一個爭分奪秒的項目里，這么多的部門都需要參與其中，項目管理必不可少。如何協(xié)調(diào)各個部門和團(tuán)隊之間嚴(yán)絲合縫地高效配合，不浪費一點時間？項目管理團(tuán)隊并沒有使用復(fù)雜的工具，而是直接用飛書表格高效地解決了問題。
在表格中每一列代表一天，項目的進(jìn)度被細(xì)化到了以天為單位。每一行是一個團(tuán)隊，都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人被 @ 出來。和文檔一樣，當(dāng)成員在表格中被圈出來時，他/她一樣會在會話窗口收到提醒，這就是飛書各個模塊打通所帶來的順暢體驗——在即時通訊的會話窗口里，能看到文檔、表格、OKR、審批等等所有類型消息。
在春晚紅包項目中，團(tuán)隊負(fù)責(zé)人們每天對著這個表格快速開個會，確認(rèn)一下當(dāng)前的進(jìn)度，看是否需要調(diào)整計劃，大家“校準(zhǔn)”時間之后再同步給自己團(tuán)隊的成員。
使用飛書做項目管理，無需學(xué)習(xí)復(fù)雜的工具，用一張表格，就可以便捷聯(lián)通事項、時間和負(fù)責(zé)人。
在新春的歡樂氣氛中，抖音春晚團(tuán)隊為全國人民發(fā)放了 20 億紅包。這背后不僅有 1000 余人團(tuán)隊 27 天奮戰(zhàn)的奇跡，還有飛書這樣一款覆蓋了目標(biāo)管理、協(xié)作與溝通、項目管理方方面面的辦公神器。
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