作為新消費品牌，快速創(chuàng)新是元氣森林的核心競爭力，飛書服務臺、飛書文檔、視頻會議從多方面幫助元氣森林實現(xiàn)了效率提升，助力創(chuàng)新。公司介紹元氣森林成立于 2016年，是自主研發(fā)、自主設計的創(chuàng)新型飲品品牌，主打低糖低脂飲料。2020年在 618 購物節(jié)和雙 11 購物節(jié)均獲得天貓飲品類銷量第一的好成績。相比較傳統(tǒng)消費品，元氣森林更注重產(chǎn)品研發(fā)、數(shù)據(jù)反饋，秉持“用戶第一”的使命與“全球服務全球”的理念。目前，元氣森林系列產(chǎn)品已覆蓋全國超 30 個省、市、自治區(qū)，并出口美國、新西蘭等多個國家，業(yè)務發(fā)展勢頭迅猛。如何讓流程跟上快速發(fā)展？新人入職元氣森林近年發(fā)展迅猛，公司規(guī)模高速擴張，給入職流程帶來了巨大壓力。用飛書前，新員工入職元氣森林，需先開通賬號，由人力錄入考勤和 IT 系統(tǒng)，IT 人員收到后手動給新員工開通郵箱、OA 等多平臺的賬號和權(quán)限，并發(fā)送固定資產(chǎn)。最后，人力引導新員工接受入職培訓，手動分發(fā)入職材料和培訓視頻。到轉(zhuǎn)正階段，同樣須手動分發(fā)相關(guān)材料，員工通過系統(tǒng)提交轉(zhuǎn)正申請。從入職到轉(zhuǎn)正，每個流程都要花 2 到 3 天，員工碰到問題更要線下找人解決，耗時長，人效低。根本原因在于，割裂的系統(tǒng)帶來分散的信息，即使一切在線上發(fā)生，流程冗長與線下無差。飛書連接了割裂的系統(tǒng)，將一個個信息孤島整合成一塊信息大陸。使用飛書，新員工被錄入到人事系統(tǒng)后，自動開通飛書賬號，同步錄入 IT 系統(tǒng)，自動開通各個業(yè)務系統(tǒng)的賬號，機器人自動推送提醒，入職提醒機器人自動發(fā)送入職手冊和部門知識，入職流程即刻完成，大幅降低人力成本。員工服務幾千人的大組織，每天會涌現(xiàn)出大量問題，其中不少都是被反復詢問的高頻問題。從前的問答臺只能人工答疑，平均線下一人一天處理超過 20 條工單，占據(jù)職能部門的大量時間——只是把問答流程搬到了線上，但并沒能實際簡化流程，縮減人力。問題還是那么多，重復的問題還要重復地答。飛書為企業(yè)開發(fā)了服務臺，智能客服和人工客服結(jié)合，讓企業(yè)員工可快速找到對應的信息或正確的人。員工通過飛書、網(wǎng)頁甚至二維碼多渠道找到服務臺，在電腦或手機上隨時隨地獲取幫助；在服務臺配置機器人，把高頻問題預先錄入進機器人的知識庫，機器人自動推送歡迎語、常見問題及答案，高效解決重復問題；對于機器人解決不了的疑難雜癥，服務臺自動快速匹配解答人員，定位內(nèi)部專家，開啟人工服務。每次服務沉淀一條工單，客服工作統(tǒng)計、機器人攔截率、服務滿意度都能以多維度的數(shù)據(jù)報告呈現(xiàn)給企業(yè)的管理者，幫助企業(yè)剖析內(nèi)部運轉(zhuǎn)問題，讓效率直觀可量化。元氣森林在飛書上搭建了很多服務臺，比如用于解答人力、財務問題的“人財中心”。新員工入職后，對于企業(yè)內(nèi)部流程肯定會有問題。除了通過文檔、知識庫、企業(yè)百科等方式讓員工自行了解，也可以通過向服務臺發(fā)送關(guān)鍵詞，迅速獲得答案，無需人工介入就能自助答疑。元氣森林將員工高頻碰到的問題和解決方案預錄進服務臺，擺脫沒人解答、反復叨擾、千人千答的煩惱。讓通用問題被自助解答，疑難雜癥找對專家。如何“指哪兒打哪兒”？早期，元氣森林的戰(zhàn)略落地以“任務”為維度，主要體現(xiàn)在每人用 Word 寫日報 / 周報，高頻復盤、追蹤任務。然而，Word 文檔注定只是“我的”文檔，談不上協(xié)作。每個人寫完后，由助理手動匯總并統(tǒng)計提交情況——這通常就要 1 小時，再在周會上統(tǒng)一修改。單點的創(chuàng)作，單向的傳遞，手動的匯總，把大部分的時間都浪費在了“追蹤”而非“任務”本身。現(xiàn)在，元氣森林全體員工用飛書文檔在線協(xié)作記錄進度，從前的 1 小時，現(xiàn)在成了 10 分鐘，人效提升 83%。隨著飛書OKR 在元氣森林的落地，戰(zhàn)略被拆解成一個個目標——從部門到個體，從高管到一線，都擁有了目標。這些目標并不是獨立的，而是相互對齊、關(guān)聯(lián)而成一張覆蓋數(shù)千人、各個產(chǎn)品線的目標網(wǎng)絡——從此目標進了系統(tǒng)，戰(zhàn)略有了形態(tài)，所有人朝一致的方向前進，人人都有全局視野，確保所有人定目標時，左看右看，上看下看，保持目標一致，力出一孔。正因為每個人都寫了 OKR，點擊頭像就能看到，人人都有了一張屬于自己的業(yè)務名片——一起開會前，先看看對方的 OKR，知道怎樣合作、幫助實現(xiàn)共同的目標。元氣森林采用 OKR 的另一個原因是，部分 O 和 KR 是能由員工發(fā)起的——讓員工能自下而上地影響團隊決策甚至是企業(yè)發(fā)展方向，利用大家的智慧，啟動屋頂?shù)难劬?，發(fā)現(xiàn)許多看不到的地面機會。同時，飛書OKR 提供咨詢服務，從理念到落地，從輔導到研討，幫助元氣森林用 OKR 在多變的外部環(huán)境中保持敏捷，指哪兒打哪兒。在這樣龐大的組織中，如何更好地傳播企業(yè)文化和價值觀？元氣森林的答案是：巧用飛書訂閱號。團隊內(nèi)的部門、組織或個人能通過圖文的形式，在飛書中向訂閱用戶分享內(nèi)容并輕量互動，為團隊的文化傳播與信息交流提供一種新的解決方案。元氣森林創(chuàng)建了“元氣 zone”，旨在“為每位元氣森林伙伴補充滿滿能量”，日常推送元氣森林的培訓活動內(nèi)容、價值觀案例等，讓企業(yè)文化圖文并茂地呈現(xiàn)。如何讓會議更高效？會議是日常辦公中的高頻場景，正因為高頻，一旦低效，會浪費大量時間。之前，元氣森林開會前要掃描會議室大屏二維碼完成簽到。使用飛書后，約會更加便捷——飛書日歷與線下會議室深度打通，在發(fā)起邀約那一刻即完成會議室預定，同時通知所有參會方；生成的日程卡片上包含會議主題、視頻會議鏈接、會議室，更能插入會議議程、本地材料和云文檔，保證每個參會人充分了解上下文。那會議開始前怎么簽到？元氣森林使用飛書全套會議解決方案，徹底告別掃碼開會，只要在平板上輕輕一點，1 秒簽到，即刻入會。作為一家走向全球的企業(yè)，元氣森林的辦公地點覆蓋多個城市。軟硬件一體的會議解決方案，打破了會議的物理限制，聯(lián)動了線上與線下，遠在天邊的參會人，盡在眼前。飛書不僅作為工具改善了會議體驗，更作為機制優(yōu)化了會議流程?；陲w書文檔的“飛閱會”，“帶飛”了會議效率。從前一場會平均時長 90 分鐘，現(xiàn)在只需 45 分鐘，會議時效提升 50%。怎么做到的？開會只是會議的一步，一場高效的會議離不開充分的準備，而萬物皆可編輯、多人一起協(xié)同的文檔就是會議準備的終極載體。在會前，大家就會把自己的想法寫進文檔，參會者可以事先閱讀互動，并在邊欄評論互動——這一條條評論，不僅是前置的討論，更是高度聚焦會議內(nèi)容的議題。會中大家先默讀文檔并評論，接著逐條過評論，解決一個個議題。一篇會議文檔承載了所有的過程和結(jié)論，即使沒有參會，看文檔也如臨會中。工具改變習慣，飛書將每一場會議變成一次高效實踐。
2021 年 3 月，新希望集團攜手飛書打造的專屬“飛躍計劃”。讓飛書在方方面面革新了新希望的辦公協(xié)作方式，讓新希望這樣一個傳統(tǒng)綜合集團，也能大象起舞，高效創(chuàng)新?！靶孪Ｍc飛書攜手打造‘飛躍計劃’，助力全球十幾萬員工在一個數(shù)字化平臺上跨層級、跨部門、跨產(chǎn)業(yè)、跨地域地高效溝通與協(xié)同，為新希望集團‘后世界500強時代’奠定了堅實的基礎?！薄孪Ｍ瘓F首席數(shù)字官、新希望數(shù)科集團 CEO?李旭昶新希望集團是一家以現(xiàn)代農(nóng)牧與食品產(chǎn)業(yè)為主營業(yè)務的民營企業(yè)，是中國最大的肉、蛋、奶綜合供應商之一。集團由著名民營企業(yè)家劉永好先生于 1982年創(chuàng)立，至今擁有世界第二、中國第一的飼料產(chǎn)能，以及中國第一的禽肉加工處理能力。2020年銷售收入超 2,100 億元人民幣，榮登“2021年世界 500 強”榜單第 390 位，也是四川地區(qū)首家全球五百強企業(yè)。新希望集團一直被譽為民營企業(yè)的“常青樹”，旗下?lián)碛修r(nóng)牧食品、乳品快消、智慧城鄉(xiāng)、地產(chǎn)文旅、化工資源、生態(tài)環(huán)保、醫(yī)療健康、金融投資八大產(chǎn)業(yè)板塊，員工數(shù)量高達 13.5 萬人。面對重生產(chǎn)、重一線的業(yè)務模式，在過去集團采取多種數(shù)字化技術(shù)，顯著提升集團的運維水平。但由于前線員工占比大、員工知識結(jié)構(gòu)差異化明顯，如何提高組織的協(xié)作水平，成為了集團下一步數(shù)字化戰(zhàn)略。2021年3月，新希望攜手飛書共同打造“飛躍計劃”，決心將集團數(shù)字化協(xié)同提上新高度。趣味表情包讓飛書在集團快速落地為了讓集團員工更愛用飛書溝通，集團將主營業(yè)務的表情包“自信豬”、“奮斗雞”、“加油鴨”融入飛書溝通中，員工在無形中體會到飛書的便捷。集團還根據(jù)員工在飛書中的使用頻率，制定了消息、日歷、文檔和視頻的活躍榜，大大提升了員工使用飛書的積極性，管理員也可查看團隊的使用狀況，為下一步優(yōu)化提供方向。對于大型組織而言，企業(yè)文化建設是必選項，新希望每年都會舉行一次企業(yè)文化節(jié)。飛書成為了集團文化建設的最佳載體。項目籌備時，多人協(xié)作的飛書文檔可將活動每項細則落實到人；項目宣傳中，可用訂閱號發(fā)布全員廣播，也可用飛書通知機器人推送到每位員工的消息界面；項目舉辦時，飛書直播支持百萬人同時觀看，并且可以現(xiàn)場互動?；诖?，新希望將越來越多的主題周活動如科技主題周、安全主題周都放在飛書上完成。飛書統(tǒng)一用戶中心提升人事運轉(zhuǎn)效率新希望是一家涵蓋多元產(chǎn)業(yè)的綜合性企業(yè)，旗下子公司數(shù)量達到 600 多家。由于業(yè)務復雜性和系統(tǒng)建設的歷史原因，每個業(yè)務板塊都有獨立的人員數(shù)據(jù)系統(tǒng)，且互相割裂無法打通。這導致人事部門常常疲于周轉(zhuǎn)在多個系統(tǒng)，更別提后續(xù)如審批、調(diào)動等繁瑣流程操作。因此集團希望在飛書中，全員都能隸屬于一個組織，便于人事部門管理，員工身份高效流動。飛書與新希望合作搭建了統(tǒng)一的用戶中心，它就像是一個橋梁，能將各子公司的用戶身份轉(zhuǎn)換成唯一飛書身份。這樣一來，即使員工在各子公司擁有多重身份，也能在飛書中統(tǒng)一管理。不但解放了人事部門在不同系統(tǒng)上錄入和除名等重復操作，而且后續(xù)集團成員所有的審批、人員調(diào)動、考勤等流程都能在飛書上直接完成，省略了麻煩的跨系統(tǒng)操作，大大提升了集團人事管理的運作效率。飛書讓新希望集團架構(gòu)更清晰過去，新希望的子公司分別使用獨立的辦公溝通軟件，集團架構(gòu)信息模糊，大量同事使用昵稱作為姓名。拉群后的介紹不可避免，更大的問題是無法讓事落實到人。飛書讓整個集團的架構(gòu)清晰展現(xiàn)，成為一個完備的“新希望通訊錄”，每個員工都能直接找到相關(guān)負責人快速解決問題。最直接體現(xiàn)就是在 2021年的河南災區(qū)援助中，集團第一時間將救援物資送抵災區(qū)最前線。飛書溝通上的極致透明，讓救援物資落在誰手，用在何處，都能清晰可見好追蹤。溝通的透明也提升了開會效率。在會議場景中，集團過去用第三方的會議平臺發(fā)起會議，參會人姓名五花八門，常常浪費大量時間在參會人員核查上?，F(xiàn)在全員在飛書中實名發(fā)起會議，參會人員一目了然，對缺席人員還能一鍵呼叫，大大縮短開會時長。飛書溝通的易用性，讓全員更加離不開飛書。目前全集團已激活 10.6 萬人，日活躍數(shù)達到 5.2 萬人，周活躍數(shù)達 7 萬人，飛書每天人均使用時長達到 60 分鐘。飛書助力新希望審批效率提升 50%新希望集團和許多的超大型集團一樣，深受繁瑣流程的困擾。集團曾經(jīng)有 3 套 OA 審批系統(tǒng)，當存在跨 OA 審批時，審核人需要切換賬號登錄不同系統(tǒng)，走完流程通常需要 12-15 天。同時，審批不提醒、流程久、效率低已經(jīng)成為整個集團詬病的體驗?，F(xiàn)在新希望 6 大板塊與直屬公司的所有審批入口集成在飛書工作臺，打造一站式辦公門戶。負責人不但能在消息界面中接收審批提醒，還可全覽審批背景信息，快速確認或駁回。飛書還能將所有的審批數(shù)據(jù)進行沉淀，不斷優(yōu)化審批流程。例如當審批中所有節(jié)點秒批率都很高，意味著可對該流程進行優(yōu)化或刪減。截止目前，集團飛書審批日活使用 1.6 萬人，每人每天平均點擊約 9.9 次，審批效率提高 50% 以上。總結(jié)從 2021年3月開始，新希望集團攜手飛書打造的專屬“飛躍計劃”，已經(jīng)在方方面面革新了集團的辦公方式。讓這樣一個大型綜合集團，也能大象起舞，高效創(chuàng)新。透過該計劃，我們也可以看到中國傳統(tǒng)企業(yè)仍在銳意變革，不斷進取。未來飛書將持續(xù)助力新希望，真正驅(qū)動傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新，讓新希望“飛”起來。
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